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15 Desafios de gerenciamento de eventos e como superá-los


Se todos os problemas fossem pessoas, o gerente de eventos profissional seria capaz de planejar e realizar a festa perfeita enquanto dormiam!

No entanto, o gerenciamento de eventos não consiste apenas em poder executar interferências ou redirecionar sua equipe; ser um produtor master "de carteirinha" simplesmente não é suficiente.

Ainda mais desafiador quando o cliente possui muitas demandas "emergenciais", com grandes sonhos e um orçamento pequeno, ou ainda querendo garantir a conformidade contínua da sua empresa com regulamentos em constante mudança e cada vez mais restritivos.

Se você está apenas começando nesta área, ou é um veterano experiente em Planejamento de Eventos e está procurando ajuda para superar um desafio específico, mesmo internacionalmente, nossos planejadores de eventos aqui na Prime Global podem ajudá-lo. Contate-Nos.

Encontre abaixo 15 pontos de atenção para seu evento internacional;

  1. Orçamento; qual é, da para realizar os pedidos, quais os prazos de fornecedores e pagamentos?

  2. Escolhendo o local certo; tem malha aérea boa, tem hoteis opções de acomodação para todos tipos de cliente, tem atividades para todos os dias de evento?

  3. Desafios tecnológicos; o destino tem infra para a tecologis escolhida pelo cliente, fornecedores, suporte, equivalência?

  4. Custos crescentes durante o planejamento do evento; Eventos internacionais tem a variação do câmbio até o dia do ultimo pagamento. Em destinos mais turísticos tambem tem a tendencia e preços x demanda. cuidado.

  5. Planejando um evento memorável; faça uma VT, coloque esta verba na planilha, você só vais saber se a ideia é exequível estando in loco, mesmo que já conheça o destino, seus olhos estarão focados no briefing desta vez.

  6. Acompanhamento do processo de planejamento de eventos; Solicite ao seu DMC uma gestão a 4 mão, fazemos assim aqui na Prime Global, nosso cliente tem 100% de acesso à gestão do evento e dos fornecedores.

  7. Gerenciamento de tempo; Não existe um evento internacional sem um completo tempos&movimentos, este tem que ser minucioso, lá fora costumam seguir o que esta no T&M.

  8. Gerenciando vários eventos; lembre-se não é um evento, um evento internacional são varios eventos dentro de um evento, tenha equipe para isso.

  9. Compras; comprar no exterior é diferente, lá rarmente tem prazo, seu cliente precisa saber disso, usa-se muito o "no-maney=no-service"

  10. Acompanhar as pequenas coisas; chamaos esta pequenas coisas de TARTARUGAS, não deixe elas fugirem, o que parece mais fácil sempre traz dor de cabeça no exteriro, o mindset deles é diferente, o que pra nós pode parecer óbvio, talvez lá não seja.

  11. Superando o bloqueio do Produtor; não se sinta incopetente frente aos desafios internacionais, esta é a hora de recorrer ao seu principal fornecedor o DMC, só quem tem experiência pode te ajudar a criar, planejar e alertar sobre possiveis caminhos errados. Mesmo que tenha um DMC, fale conosco, somos especialista em eventos internacionais desde 1995.

  12. Selecionando os fornecedores certos; além do DMC que é quem vai te oferecer os fornecedores, conheça eles, faça uma pesquisa, peça portfolio, da um google neles.

  13. Escolhendo o melhor menu; falar de A&B nos eventos internacionais é um capítulo a parte, mas o principal pra você saber é que na maioria dos grandes destinos eles sabem fazer isso muito bem, melhor que nós, isso é fato. Falaremos de A&B em outro post.

  14. Gerenciamento de RSVP; Todo evento internacional tem um gargalo bem complicado, os particpantes mudam tudo a toda hora, é necessa´rio uma estrutura de turismo bem experiente e uma equipe de RSVP atuando diariamente com eles, nós aqui na Prime Global fazemos isso tabém.

  15. Regulamentos locais; Peça ao seu DMC um resumo das leis locais, é muito importante saber o que pode e o que não pode, cada país tem seus costumes culturais e religiosos e leis específicas referente a bebidas, drogas, licensas, seguros, etc... fique atento neste ponto, você não vai querer passar a noite em uma delegacia explicando-se enquanto seu evento bomba lá fora.

Quer falar de eventos internacionais, a Prime Global pode ser seu DMC em mais de 150 cidades no mundo, com um atendimento aqui no Brasil.


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